Het advocatenkantoor Smit & De Boeck neemt de bescherming van uw persoonsgegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.
Het kantoor handelt op die manier in overeenstemming met de toepasselijke reglementering.
Het doel van deze privacyverklaring is u te informeren over welke soort gegevens we over u kunnen verwerken, de reden waarom wij die gegevens verwerken, hoe lang we de gegevens bewaren en hoe u uw rechten kan uitoefenen in overeenstemming met de geldende regelgeving.
De verantwoordelijke voor de verwerking van uw gegevens is de maatschap Smit & De Boeck. U kan de maatschap via volgende wegen bereiken:
Amerikalei 222, B-2000 Antwerpen
T: +32 (0)3 216 20 61
F: +32 (0)3 216 20 42
1. Persoonsgegevens die we verwerken
De maatschap Smit & De Boeck verwerkt uw persoonsgegevens in het kader van haar activiteiten als advocatenkantoor.
Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij (gebeurlijk) verwerken:
– Voor- en achternaam;
– Geslacht;
– Geboortedatum;
– Geboorteplaats;
– Adresgegevens;
– Telefoonnummer en/of faxnummer;
– E-mailadres;
– Bankrekeningnummer;
– Andere persoonsgegevens die u actief aan ons verstrekt in het kader van de uitoefening van onze activiteiten als advocatenkantoor;
– Andere persoonsgegevens die u actief in het openbaar verstrekt zodat wij er gebruik van kunnen maken in de uitoefening van onze activiteiten als advocatenkantoor (publicaties op het internet e.d.m.);
– Andere persoonsgegevens die ons bij de uitoefening van onze activiteiten als advocatenkantoor noodzakelijkerwijze via andere wegen verstrekt zijn om onze activiteiten naar behoren te kunnen uitoefenen.
Wij verwerken (gebeurlijk) ook volgende bijzondere en/of gevoelige gegevens van u indien dit noodzakelijk zou zijn voor de uitoefening van onze activiteiten als advocatenkantoor, of wanneer u die aan ons actief meedeelt :
– Gerechtelijke gegevens;
– Gegevens betreffende de gezondheid;
– Raciale of etnische gegevens;
– Gegevens over het seksuele leven;
– Politieke opvattingen;
– Lidmaatschap van een vakvereniging;
– Filosofische of religieuze overtuigingen.
De gegevens die we verwerken worden door u aan ons verstrekt of worden door ons verkregen in het kader van de uitoefening van onze activiteiten.
2. Doel van de verwerking
Wij verwerken de persoonsgegevens enkel en alleen in het kader van onze werking als advocatenkantoor en meer specifiek omwille van volgende doeleinden:
– Wanneer de verwerking van de persoonsgegevens noodzakelijk is in de uitvoering van onze contractuele relatie met een cliënt, met name bij het behandelen van een dossier;
– Wanneer de verwerking van de persoonsgegevens noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van onze activiteiten als advocatenkantoor :
— Activiteiten van verlening van juridische bijstand,
— in het kader van de uitoefening van gerechtelijke mandaten,
— in het kader van de organisatie van ons kantoor met bijhorende leveranciers, stagiairs, medewerkers, personeelsleden enzovoort…
– Wanneer de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (waaronder bijvoorbeeld onze boekhoudkundige verplichtingen).
Uw persoonsgegevens zullen niet voor andere doeleinden worden gebruikt dan deze hierboven vermeld.
3. Termijn van bewaring van persoonsgegevens
Wij verwerken en bewaren uw persoonsgegevens enkel voor de periode waarin dit absoluut noodzakelijk is.
Om die periode te bepalen, dient rekening te worden gehouden met volgende criteria:
– Wij bewaren de gegevens die wij verwerken naar aanleiding van de behandeling van een dossier tot wanneer het dossier op ons kantoor wordt afgesloten (dat gebeurt wanneer onze tussenkomst in het dossier kan worden beëindigd en de financiële afwikkeling van het dossier volledig is gebeurd) en bijkomend nog tot vijf jaar nadien;
– Wij zien ons genoodzaakt om een beperkt aantal persoonsgegevens, nl. voor- en familienaam en alle bijhorende contactgegevens (adres, e-mailadres, telefoonnummer e.d.m.) langer te bewaren dan de periode zoals aangegeven hierboven, om te kunnen voldoen aan onze deontologische verplichtingen waarbij wij ten allen tijde dienen te controleren of er in de toekomst een mogelijke tegenstrijdigheid van belangen zou bestaan bij het opstarten van een nieuwe opdracht;
– Wanneer wij uw gegevens verwerken en bewaren omdat u voor ons kantoor een correspondent bent in het kader van de uitoefening van onze activiteiten, dan bewaren wij uw gegevens zolang als de periode waarin u de functie uitoefent waarvoor wij op u als correspondent een beroep doen (gerechtsdeurwaarders, notarissen, experten…).
– Wanneer wij uw gegevens verwerken in het kader van enige andere contractuele relatie (personeel, stagiair, medewerker, leverancier…) dan bewaren wij uw gegevens zo lang deze contractuele relatie duurt en in functie daarvan.
4. Delen van uw persoonsgegevens met derden
Wij garanderen de geheimhouding van uw persoonsgegevens binnen ons kantoor conform de geldende normen inzake het beroepsgeheim en/of de discretieplicht en de regels omtrent privacy.
Dat betekent dat wij uw gegevens niet zullen delen met derden, evenwel met uitzondering van volgende situaties:
– Ter voldoening aan onze wettelijke verplichtingen;
– Wanneer wij bij de uitvoering van onze taak gegevens dienen mee te delen aan correspondenten die noodzakelijkerwijze dienen betrokken te worden bij de uitvoering van onze opdracht (gerechtsdeurwaarders, notarissen, confraters, experten e.d.m.);
– Wanneer wij hiertoe genoodzaakt zijn in het kader van onze contractuele en deontologische verplichtingen bij de behandeling van een dossier (bv. tijdens pleidooien, bij het opmaken van besluiten e.d.m.).
Dergelijke gebeurlijke mededeling van persoonsgegevens aan derden wordt steeds tot het strikt noodzakelijke beperkt.
In geval van internationale doorgifte van persoonsgegevens naar een land buiten de EER dat de Europese Commissie heeft erkend als land met een passend niveau van gegevensbescherming, worden uw persoonsgegevens doorgegeven op deze basis.
Voor doorgiftes naar landen buiten de EER die niet erkend zijn door de Europese Commissie als landen met een passend niveau van gegevensbescherming, zullen wij ofwel ons beroepen op een afwijking die van toepassing is op een specifieke situatie, ofwel voldoende waarborgen implementeren om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens worden beschermd.
5. Uw rechten als betrokkene
U heeft ten allen tijde het recht om ons te verzoeken uw gegevens in te zien, te wijzigen, te wissen of de opslag ervan te beperken.
U heeft ook het recht op de overdraagbaarheid van uw gegevens wanneer wij uw gegevens hebben ontvangen in het kader van een overeenkomst die we met u afsloten, wat betekent dat u kan vragen om uw gegevens die door ons worden verwerkt, te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm.
U kan ook ten allen tijde bezwaar formuleren tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.
Alle communicatie m.b.t. uw bovenstaande rechten, dient u te verzenden naar de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke zoals hierboven aangegeven en bij voorkeur op één van volgende twee e-mailadressen: .
Om zeker te zijn dat het verzoek door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen, zodat we u kunnen identificeren.
Wij zullen in elk geval uw verzoek zo snel mogelijk behandelen. Uiterlijk een maand na ontvangst van uw verzoek zal u van ons de nodige informatie ontvangen over het gevolg dat aan uw verzoek is gegeven.
Hou er wel rekening mee dat we die termijn met twee maanden kunnen verlengen, waarvan u desgevallend binnen de maand in kennis zal worden gesteld.
U heeft tot slot de mogelijkheid om klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit indien u van oordeel zou zijn dat wij niet in overeenstemming met de geldende regelgeving werken